Telefon rehberinin sağlıklı kullanılabilmesi için ilgili birim amirleri tarafından santrale resmi yazı ile telefonla ilgili her türlü bilginin verilmesi gerekilidir. Aynı zamanda görüşme ücretlerinin başka personel adına yazılmaması için aşağıdaki maddelere uyulmalıdır.

1- Oda değişikliklerinin bildirilmesi,
2- Yeni gelen veya ayrılan personelin bildirilmesi,
3- Personellerin, birim, bölüm, Anabilim Dalı gibi değişikliklerinin bildirilmesi,
4- Zaman içerisinde kullanılmayan telefonların bildirilmesi.

Üniversitemiz santralinin yapısal özelliğinden dolayı cevap verme önceliği harici hatlardadır. Dahili ve harici yapılan aramalarda cevap verme önceliği harici aramalar olup, daha sonra dahili aramalara cevap verilebilir.